Wielu przedsiębiorców zastanawia się jak zorganizować pracę z Wirtualną Asystentką, aby była efektywna, cieszyła obie strony i prowadziła do rozwoju osobistego asystentki oraz marki, którą wspiera. O czym musimy pamiętać w ustalaniu współpracy i w codziennym kontakcie? Jak myślicie?
Poniżej parę moich przemyśleń, które układają się we wskazówek dla przedsiębiorcy, rozpoczynającego przygodę z Wirtualną Asystentką.
Delegując zadania określaj przybliżony czas ich realizacji z podkreśleniem, które zadania są pilne i wymagają realizacji w pierwszej kolejności. Pozwoli to zminimalizować błędy w ocenie ważności zadań. Unikaj sytuacji delegowania zadań na ostatnią chwilę. Nawet najbardziej zaangażowana i doświadczona asystentka może nie mieć czasu aby wykonać działania “na wczoraj”.
Łącz zadania z celami a następnie grupuj je w projekty. Dzięki temu asystenta będzie widziała szerszą perspektywę swoich działań. Nic tak nie motywuje do działania jak świadomość realizacji planu.
Z góry określajcie kanały i rodzaje komunikacji, z uwzględnieniem godzin, w których możliwy jest kontakt. Nie zakładaj, że Twoja wirtualna asystentka jest zawsze do dyspozycji i ma czas na realizację zadań tu i teraz. Chcesz, żeby Twoje zadania zostały wykonane, zaplanuj ich realizację i umów się na rozmowę, wirtualne spotkanie.
Wywiązuj się z ustaleń oraz dotrzymuj terminów. Jeżeli nie dostarczysz asystentce potrzebnych materiałów i narzędzi lub dostarczysz je zbyt późno, może to rzutować na skuteczność pracy.
Pamiętaj również o wywiązywaniu się z ustaleń i terminów finansowych.
Pamiętaj, że asystentka jest mocno zmotywowana i nastawiona na rozwój i dokształcanie, informuj ją, jeżeli ma się czegoś douczyć. Asystentka rozwija się dla Twojej firmy, wraz z jej rozwojem, rośnie Twój biznes.
Dawaj asystentce wskazówki, aby praca była jak najbardziej efektywna i skuteczna. Pamiętaj, że konieczność domyślania się szczegółów rodzi błędy nie nieskuteczność w działaniu.
Nie denerwuj się kiedy asystentka pyta o szczegóły. Pełne zrozumienie zadania pozwoli jej na sprawne działanie. Wraz z rozwojem współpracy pytań będzie coraz mniej a działanie będzie szybsze i bardziej skuteczne.
Przedstaw asystentkę swoim pracownikom i podwykonawcom, żeby wiedziała z kim w jakiej sprawie się komunikować i czuła się członkiem zespołu. Praca zespołu jest kluczem do sukcesu Twojej firmy.
